Memaksimalkan Hubungan dengan Jurnalis/Media
Bagi Anda aktivis sosial kemasyarakatan yang ingin
memaksimalkan hubungan organisasi Anda dengan jurnalis dan media massa. Dua
modal awal ini layak untuk dipersiapkan dengan baik.
Media List
Amunisi paling
penting dalam berhubungan dengan media adalah Media List. Sebuah daftar
yang memuat nama dan kontak semua media
yang ingin Anda hubungi untuk mempublikasikan isu atau berita Anda.
Dengannya, Anda memiliki peluang lebih besar ketimbang
orang lain yang tidak memilikinya untuk bereaksi cepat terhadap peluang pemberitaan
yang kadangkala muncul pada saat tak terduga.
Buatlah dua macam media list, media mailing list dan
media call list. Yang pertama adalah daftar media yang ingin Anda
hubungi melalui surat, sementara yang kedua
via telepon. Atau bisa juga kita
membedakannya dengan cara : Daftar
pertama untuk seluruh media yang Anda ingin dan mungkin Anda akses, dan
yang kedua adalah daftar media yang mudah diakses atau jadi prioritas untuk
dihubungi sesuai karakter isu dan area wilayah kerja organisasi Anda.
Media Mailing List paling tidak harus mencantumkan nama media:
koran, tabloid, majalah, stasiun televisi atau radio berita; alamat mereka; dan
nama orang-orang atau kontak person
jurnalis atau redaktur, kompartemen
atau desk di sejumlah media
tersebut. Selain mengirimkan rilis Anda
ke jajaran redaktur media, hal yang tak kalah pentingnya adalah memiliki target
khusus reporter lapangan tertentu yang dengannya Anda telah cukup kenal dengan
baik. Jadi dalam daftar Anda, selain
media dan jajaran redakturnya, cantumkan pula reporter teman Anda.
Bagus jika daftar ini bisa difiling dalam komputer Anda,
atau dalam komputer data base organisasi. Bedakan media berdasar area
wilayah yang dicover, lokal, satu pulau,
satu provinsi, lintas provinsi-lintas pulau, atau area nasional maupun global.
Media Call list diprioritaskan untuk media yang terbit di kota (pulau
dan provinsi) Anda dan wartawan yang bertugas di area yang menjadi prioritas
wilayah sasaran atau karakter isu
organisasi Anda. Untuk kategori, sebaiknya
buatlah berdasar jenis medianya,
misalnya media cetak lokal: koran
(harian), tabloid (mingguan), majalah (dua mingguan/bulanan); stasiun radio
lokal; atau stasiun TV lokal. Karena tujuannya adalah untuk dihubungi, tentunya
selayaknya tersedia nomor telepon, faximili kantor, nama kontak di jajaran
redaktur atau kompartemen, dan nama reporter yang bisa dihubungi. Untuk
redaktur dan reporter usahakan untuk ditambahkan catatan mengenai di bagian
pemberitaan apa ia bertugas.
Penugasan reporter lapangan biasanya dibagi berdasar area
atau kota tempat meliputnya; berdasar rubrik misalnya politik dan pemerintahan,
hukum dan kriminal, atau ekonomi dan bisnis. Di area utama yang dilayani,
sejumlah pos penting ada wartawan yang rutin mengakses berita disana, misalnya
untuk Kota Mataram, pos-pos seperti Kantor Walikota, Kantor Gubernur, Kantor
DPRD, kantor Kejaksaan, Kepolisian dan pengadilan biasa ditugaskan wartawan
tertentu yang setiap hari nongkrong disana untuk memantau isu.
Ambil koran yang terbit di kota Anda, pelajari secara
seksama bagaimana cara pengelola media membagi halaman mereka, apakah berdasar rubrik atau berdasar
area wilayah. Hubungi rekan Anda di
jajaran redaktur media atau reporter untuk mencari tahu bagaimana model pembagian
area atau penugasan kerja di media mereka masing-masing, dan bagaimana pola
koordinasinya dengan koordinator liputan, penjaga rubrik dan atau jajaran
redaktur atau kompartemen. Atau bagaimana cara kontributor daerah bekerja dan
bagaimana pola koordinasinya dengan
redaktur.
Dengan mengetahui bagaimana sistem mereka dibangun dan
cara mereka bekerja, Anda dapat menyusun rencana kerja Anda sendiri untuk
memperbesar peluang isu Anda bisa dimuat.
Media call list sebaiknya gampang diakses oleh semua orang dalam
organisasi, bagus bila disediakan tempat khusus untuk menempelkannya di dinding
kantor yang gampang diakses atau terletak tepat dimana telepon kantor yang
digunakan untuk menghubungi media berada. Jangan lupa, beberapa nama dan kontak
redaktur atau reporter yang Anda kenal baik sebaiknya disimpan dalam alamat
kontak telepon seluller (ponsel) Anda
agar dapat langsung digunakan jika dibutuhkan segera.
Media mailing list dan media call list harus diup-date secara
periodik. Bila Anda mengetahui seorang reporter yang selama ini bertugas di
area isu yang jadi prioritas Anda telah dirotasi, ketahui kemana ia dipindah,
siapa penggantinya dan darimana ia sebelumnya
bertugas, segera up-date daftar Anda. Jika Anda jarang menggunakan
daftar media Anda, upayakan untuk melakukan update dalam kurun waktu periodik
misalnya per tiga bulan atau setiap enam bulan sekali.
Pada media lokal, tingkat pergantian atau rotasi personal di level jajaran redaktur biasanya
terjadi cukup lama, berbeda dengan para
reporter yang tingkat rotasinya cepat, baik rotasi antar kota (wilayah) maupun
rotasi pos atau rubrik berita.
Tim Media
Sejauh bisa diamati, dalam sebuah organisasi biasanya
ketika membangun managemen internal kita untuk berhubungan dengan media, kita
mempertimbangkan bagaimana agar setiap orang punya kesetaraan dan peluang yang
sama untuk jadi juru bicara organisasi
dan tampil berbicara atas nama organisasi di depan media. Hal ini wajar saja, seseorang yang memiliki
coverage dalam media mendapatkan respek
atau rasa hormat khusus. Alasan lainnya, kita mempertimbangkan untuk
melakukan proses pengkaderan atau memberi peluang adanya kesempatan yang sama
bagi setiap orang untuk mendapatkan ”pengalaman” berhadapan dengan media.
Namun banyak pengalaman menunjukkan, seringkali hasil
yang kita peroleh tidak terlalu optimal sebagai akibat tidak terkoordinasinya
kerja-kerja itu, atau karena memang orang yang bekerja di zone media ini memang
tidak punya ”kualifikasi” yang memadai atau bisa saja ia memang tidak berminat
di bidang itu.
Pada titik ini, mungkin kita harus mengajak semua rekan
kita untuk sedikit lapang dada dan berpikir jernih. Ingatlah, apa yang sedang
Anda semua usahakan bukanlah semata tentang diri Anda. Kita sedang bicara
tentang suatu yang maha penting menyangkut nasib orang banyak, kehidupan banyak
orang lain, kelompok-kelompok minoritas, publik, yang sedang diayani oleh organisasi Anda.
Bukankah integritas salah satunya dapat
diukur dengan Anda berusaha menemukan hal-hal yang lebih besar, tujuan-tujuan
yang lebih besar daripada diri Anda?
Jika pernyataan ini bisa diterima, Anda patut memikirkan
untuk mulai memanage urusan kerja media ini dengan mempertimbangkan bagaimana
agar hasil yang diperoleh bisa maksimal. Caranya, misalnya dengan memberi
keseimbangan agar di satu sisi aspek
kesetaraan untuk berbicara di depan media masih bisa dilakukan, namun dengan
memberi titik tekan agar mempertrimbangkan kualifikasi tim yang menangani
urusan ini, agar hasil yang diperoleh lebih optimal.
Namun jika Anda mengejar hasil yang maksimal,
pertimbangkanlah untuk membangun tim media. Persiapkan tim khusus dalam
organisasi Anda yang bertugas mengorganisir kerja-kerja berhubungan dengan
media massa.
Tim Media sebaik-baiknya
harus terdiri dari tiga fungsi :
Koordinator Media, Juru Bicara, dan Penulis/Editor. Jumlah orang dalam tim ini
fleksibel, bisa jadi satu orang bisa bertugas
melakukan dua fungsi sekalgus, prinsipnya tiap fungsi dalam tim itu
harus ada yang menanganinya.
Koordinator Media. Ia adalah orang kunci kita untuk membangun
sebuah kerja hubungan dengan media. Ia haruslah seorang yang mengerti tentang
arah pergeseran isu dan paham tentang segi-segi kejurnalistikan dan media, mau
menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan membangun hubungan
dengan orang-orang media.
Seorang koordinator media yang terlatih dapat
mengembangkan sejumlah hubungan yang penting dengan sejumlah jajaran redaktur
koran, atau produser maupun orang-orang penting yang mengurus gambar di
televisi. Mereka adalah orang-orang yang akan menentukan seberapa besar
coverage yang bisa kita peroleh atau jenis coverage yang mungkin bisa kita
dapatkan.
Jika Anda bertugas sebagai koordinator tim media, cobalah
untuk mengenal mereka dengan baik. Selalu ingat bahwa mereka orang biasa juga,
sama seperti Anda. Ketahui siapa mereka.
Dia suka berolahraga apa? Jika punya anak, apa yang mereka sukai. Buatlah
mereka jadi teman baik Anda, sesekali ajaklah mereka keluar makan siang, atau
bertandanglah ke rumahnya. Kembangkan hubungan personal maupun hubungan kerja dengan orang-orang paling penting
di media massa ini. Merekalah yang biasanya memikirkan dan menentukan kemana
arah berita media massa, atau isu-isu apakah yang akan dicover oleh media massa.
Koordinator media bekerja terus menerus untuk memastikan
apakah siaran pers telah dikirimkan tepat waktu, mengontrol media list tetap
terup-date, melakukan sejumlah aktivitas menghubungi media dan membangun
hubungan dengan mereka, dan bekerja aktif dibelakang layar selama event-event
media berlangsung.
Selama event-event media, seorang koordinator media
memastikan apakah semua jurnalis atau orang media yang hadir telah menerima
statement atau bahan-bahan seperti media kit, bahwa semua yang hadir
sudah mengisi daftar kehadiran, bahwa
semua peralatan untuk presentasi dan
alat pengeras suara, dsb, telah siap pakai ditempatnya, bahwa wawancara khusus
(jika ada yang meminta) setelah acara itu berlangsung nyaman, dan event itu
berjalan lancar dan tenang. Singkatnya,
ia memastikan bahwa event itu berjalan lancar dengan memastikan semua elemen
yang menentukan suksesnya sebuah acara media telah dipersiapkan dengan
baik.
Juru Bicara. Kalau
seorang koordinator media umumnya banyak bekerja di belakang layar, juru bicara
sebaliknya. Ia adalah wajah organisasi di depan kamera, di dalam koran dan
majalah, atau yang langsung menghadapi jurnalis selama event-event media.
Untuk menjadi seorang juru bicara yang baik, harus
memiliki kecakapan mengartikulasi, ia haruslah seorang pendengar yang baik, dan
memiliki tampilan yang bagus di layar kamera. Yang terpenting, seorang juru
bicara haruslah Cukup paham tentang isu atau subyek yang disampaikan, dapat
berpikir cepat dan mengolahnya menjadi tanggapan yang tajam maupun aman, dan
tentu saja ia harus memiliki kredibilitas. Seorang juru bicara akan memaparkan
subyek yang telah disapkan dan karenanya ia harus dapat memberikan laporan yang
bagus kepada reporter. Pada beberapa isu yang sensitif, akan menguntungkan jika
secara intuitif ia bisa mengetahui
ketika seorang reporter tidak cukup bersahabat.
Kalau Anda menjadi seorang Juru bicara organisasi. Kenali
pewawancara Anda apakah ia punya reputasi membuat laporan yang jujur? Apakah
mereka cukup bersimpati dengan isu organisasi Anda? Apa mereka cukup netral?
Atau malah memihak lawan isu Anda?
Jika ingin menjadi juru bicara yang baik, luangkanlah
waktu untuk belajar pada mereka yang bagus dalam kerja ini. Lakukan riset
terhadap isu Anda sampai Anda tahu luar-dalam dan dapat menyampaikannya dalam
bahasa Anda sendiri dalam percakapan
atau jika harus berdebat. Pikirkan dari sejumlah pertanyaan yang dilontarkan,
mana yang Anda suka untuk menjawabnya, dan runut secara hati-hati respon yang
mungkin Anda berikan. Selalu siap untuk memperbaiki dan menghaluskan. Dengarkan bagaimana cara yang bagus yang
sering digunakan oleh orang lain. Tetaplah rendah hati.
Penulis. Karena seseorang yang memiliki kemampuan artikulasi yang baik belum tentu
dapat menulis, padahal sebagian besar kerja berhubungan dengan media, baik itu
berupa event-event pertemuan langsung, mengirim siaran pers, dll, semua harus
menyediakan bahan tertulis, yang mudah dicerna, jelas, dan ringkas. Kemampuan
menulis secara jelas, ringkas dan
efektif ini tidak dimiliki oleh semua orang, maka Anda harus memiliki sang penulis
dalam tim media Anda.
Jika memungkinkan,
milikilah seorang editor untuk
menyederhanakan release-release atau media kit Anda. Setiap yang tertulis dan dirilis harus
merefleksikan secara akurat posisi organisasi Anda. Pastikan bahwa lebih dari
satu pasang mata dari tim media melakukan review terhadap apa yang sudah diproduksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar